Arbeitsunfähigkeit bei Mitarbeitenden

Was Arbeitgebende beachten müssen, wenn Mitarbeitende gesundheitsbedingt ausfallen.

Kürzere Absenzen lassen sich meist gut überbrücken. Schwieriger wird es, wenn eine Arbeitsunfähigkeit länger dauert. Dann stellen sich zahlreiche rechtliche Fragen. Sie betreffen das laufende Arbeitsverhältnis, die Lohnfortzahlung, den Umgang mit Arztzeugnissen, die Ferienplanung sowie den Kündigungsschutz. Dieser Beitrag verschafft einen Überblick und zeigt, worauf Arbeitgebende achten müssen und wie sie typische Fallstricke vermeiden.

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit arbeitsrechtliche Konsequenzen greifen?

Nicht jede Krankheit führt automatisch zu einer Arbeitsunfähigkeit. Massgeblich ist, ob eine Person ihre vertraglich geschuldete Arbeit aufgrund ihres Gesundheitszustands tatsächlich nicht mehr ausüben kann. Nur dann greifen die arbeitsrechtlichen Schutzbestimmungen. Aus diesem Grund ist es notwendig, dass betroffene Mitarbeitende dem Arbeitgeber ein Arztzeugnis vorlegen, welches sich über den Beginn, die voraussichtliche Dauer und den Grad der Arbeitsunfähigkeit ausspricht; in gewissen Fällen äussert sich das Arztzeugnis auch zur Ferienfähigkeit. In vielen Unternehmen sind die Mitarbeitenden verpflichtet, ab dem dritten Tag einer gesundheitsbedingten Abwesenheit ein Arztzeugnis einzureichen. Die Arbeitgebenden können jedoch bereits ab dem ersten Tag ein Arztzeugnis verlangen, was oftmals gemacht wird, wenn eine Krankheit während den Ferien eintritt. Auch wenn es nicht zwingend notwendig ist, empfiehlt sich die Aufnahme einer entsprechenden Klausel ins Personalreglement oder, falls es kein solches gibt, in den Arbeitsvertrag.

Dürfen krankgeschriebene Mitarbeitende Ferien beziehen?

Eine Arbeitsunfähigkeit schliesst den Bezug von Ferien nicht zwingend aus. Sollten Ferien zum Zeitpunkt des Ausfalls bereits geplant sein, ist es sinnvoll, wenn sich das Arztzeugnis auch über die Ferienfähigkeit ausspricht. Eine Arbeitsunfähigkeit führt dann zu einer Ferienunfähigkeit, wenn die gesundheitliche Einschränkung ein Ausmass erreicht, welche den Erholungszweck der Ferien nicht mehr gewährleistet. Solche Situationen bedürfen stets einer Einzelfallprüfung. Hat sich beispielsweise ein Mitarbeitender einen Finger gebrochen und einen Wellness-Urlaub geplant, welcher trotz der gesundheitlichen Beeinträchtigung nach wie vor möglich ist, können die Ferien durchaus ihren Erholungszweck erfüllen.

Im Gegensatz zu einer teilweisen Arbeitsunfähigkeit gibt es keine teilweise Ferienunfähigkeit. Ist eine Person nur teilweise krankgeschrieben und die Ferienfähigkeit gegeben, so gelten diese als vollständig bezogen.

Muss ein rückdatiertes Arztzeugnis akzeptiert werden?

Rückdatierte Arztzeugnisse sind in der Praxis häufig und nicht per se ungültig. Um einem solchen Zeugnis die Glaubwürdigkeit abzusprechen, müssen zusätzliche objektive Anhaltspunkte bestehen, welche die Arbeitsunfähigkeit eines Mitarbeitenden oder einer Mitarbeiterin anzweifeln lassen. Bestehen tatsächlich (berechtigte) Zweifel an der Arbeitsunfähigkeit, so haben Arbeitgebende das Recht, eine vertrauensärztliche Untersuchung anzuordnen. Entgegen der landläufigen Meinung, dies sei nur zulässig, wenn es vertraglich oder reglementarisch vorgesehen ist, kann dies auch ohne explizite Regelung erfolgen.

Verweigert eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeitender ohne berechtigten Grund eine solche Untersuchung, kann dies den durch den Mitarbeitenden zu erbringenden Nachweis der Arbeitsunfähigkeit widerlegen. Die Arbeitgebenden haben in diesem Fall das Recht, die Lohnfortzahlung vorläufig einzustellen, wobei es einer vorgängigen Androhung dieser Massnahme bedarf. Es empfiehlt sich, diese direkt in die schriftliche Aufforderung zur vertrauensärztlichen Untersuchung mit aufzunehmen. Zusätzlich können weitere Massnahmen ergriffen werden, bis hin zu einer Kündigung.

Erhalten arbeitsunfähige Mitarbeitende weiterhin Lohn?

Sind Mitarbeitende krankheitsbedingt arbeitsunfähig, müssen die Arbeitgebenden den Lohn während einer beschränkten Dauer weiterhin bezahlen, und zwar zu 100 %. Die beschränkte Dauer ist gesetzlich nicht festgelegt. Sie richtet sich nach der Anzahl der Dienstjahre und wird anhand von dafür entwickelten Skalen bestimmt. Nach der Berner Skala beträgt die Lohnfortzahlungspflicht zum Beispiel:

1. Dienstjahr: 3 Wochen
2. Dienstjahr: 1 Monat
3. und 4. Dienstjahr: 2 Monate
5. bis 9. Dienstjahr: 3 Monate
10. bis 14. Dienstjahr: 4 Monate
15. bis 19. Dienstjahr: 5 Monate
ab dem 20. Dienstjahr: 6 Monate

Diese Lohnfortzahlungspflicht der Arbeitgebenden besteht nur dann, wenn das Arbeitsverhältnis mehr als drei Monate gedauert hat (also in der Regel nicht in der Probezeit) oder wenn es im Falle einer Befristung für länger als drei Monate eingegangen wurde. Von dieser gesetzlichen Regelung der Lohnfortzahlungspflicht kann eine abweichende Vereinbarung getroffen werden, sofern sie für die Mitarbeitenden mindestens gleichwertig ist.

Als solche gleichwertige Lösung hat sich in der Praxis der Abschluss einer Krankentaggeldversicherung etabliert. Diese Versicherung erbringt nach einer Wartefrist (meist zwischen 30 und 90 Tagen) während einer Dauer von 720 oder 730 Tagen innerhalb von 900 Tagen Taggelder in der Höhe von 80 % des versicherten Lohnes. Besteht eine solche Krankentaggeldversicherung, heisst dies jedoch nicht automatisch, dass die gesetzliche Lohnfortzahlungspflicht der Arbeitgebenden endet. Vielmehr besteht diese – ohne anderslautende Regelung in einem Personalreglement oder im Arbeitsvertrag – weiter. Das bedeutet, die Arbeitgebenden bezahlen trotzdem während der beschränkten Dauer den vollen Lohn, und zwar vom ersten Tag an. Wollen Arbeitgebende dies nicht tun, bedarf es einer Vereinbarung mit den Mitarbeitenden. Den Arbeitgebenden stehen diesfalls verschiedene Regelungsmöglichkeiten zur Verfügung: Zum Beispiel kann die gesetzliche Lohnfortzahlungspflicht ausgeschlossen und die Lohnfortzahlung durch die Arbeitgebenden auf die Dauer der Wartefrist der Krankentaggeldversicherung beschränkt werden. Wie hoch diesfalls die Lohnzahlung während der Wartefrist ausfällt, ist ebenfalls festzulegen. Möglich ist auch hier die Beschränkung auf 80 % des Lohnes.

Dürfen Ferien gekürzt werden, wenn Mitarbeitende längere Zeit arbeitsunfähig sind?

Eine Kürzung der Ferien ist dann zulässig, wenn die krankheitsbedingte Abwesenheit während eines Dienstjahres mindestens zwei volle Monate gedauert hat – während einem Monat besteht folglich eine sogenannte «Schonfrist». Nach zwei vollen Abwesenheitsmonaten dürfen die Arbeitgebenden die Ferien um einen Zwölftel kürzen, bei jedem weiteren vollen Abwesenheitsmonat um einen zusätzlichen Zwölftel. Zu beachten ist, dass sich bei einer teilweisen Arbeitsunfähigkeit die Schonfrist verlängert, da zwei volle Monate erst nach einer längeren Abwesenheit erreicht sind. Bei einer 50 % Arbeitsunfähigkeit kann eine Ferienkürzung folglich erst nach Ablauf von vier Abwesenheitsmonaten vorgenommen werden.

Kann das Arbeitsverhältnis mit arbeitsunfähigen Mitarbeitenden aufgelöst werden?

Kranke oder aufgrund eines Unfalls an der Arbeitsleistung verhinderte Mitarbeitende sind während einer beschränkten Dauer gegen eine Kündigung geschützt (sogenannte «Sperrfrist»). Diese Sperrfrist dauert:

1. Dienstjahr 30 Tage
2. - 5. Dienstjahr 90 Tage
ab dem 6. Dientjahr 180 Tage

Eine Kündigung, welche während einer bestehenden Arbeitsunfähigkeit ausgesprochen wird, ist nichtig und muss nach der Genesung oder nach Ablauf der Sperrfrist, je nachdem, was zuerst eintritt, erneut ausgesprochen werden. Erkrankt oder verunfallt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeitender während einer laufenden Kündigungsfrist, wird diese maximal um die Dauer der Sperrfrist unterbrochen und setzt sich nach der Genesung bzw. nach Ablauf der Sperrfrist fort.

Eine besondere Situation ist die arbeitsplatzbezogene Arbeitsunfähigkeit. Sie liegt vor, wenn eine Person nur am aktuellen Arbeitsplatz arbeitsunfähig, an einem anderen Arbeitsplatz aber einsetzbar wäre. Fraglich ist, ob die Sperrfrist auch in diesem Fall gilt, was lange Zeit umstritten war. Das Bundesgericht hat mit Entscheid vom 26. März 2024 für Klarheit gesorgt und den Kündigungsschutz bei einer arbeitsplatzbezogenen Arbeitsunfähigkeit verneint. Eine Kündigung ist in diesem Fall also möglich, ohne dass zuerst der Ablauf der Sperrfrist abgewartet werden muss.

Geht die Kündigung von der betroffenen Person selbst aus, gilt keine Sperrfrist. Ebenso sind arbeitsunfähige Mitarbeitende nicht geschützt, wenn Arbeitgebende das Arbeitsverhältnis aus einem wichtigen Grund fristlos künden. Grundsätzlich ist auch der Abschluss einer Aufhebungsvereinbarung möglich. Sie wird aber selten angewendet, da sie für arbeitsunfähige Mitarbeitende in der Regel kaum Vorteile bringt.

Fazit

Der Umgang mit arbeitsunfähigen Mitarbeitenden ist anspruchsvoll und erfordert ein gutes Verständnis der rechtlichen Grundlagen. Unklare oder fehlende Regelungen erhöhen das Risiko, Fehler zu machen, die sich vermeiden lassen. Es lohnt sich daher, interne Prozesse und Reglemente sorgfältig zu gestalten und bei komplexen Fällen rechtliche Expertise beizuziehen. So handeln Unternehmen rechtssicher und gewährleisten gleichzeitig einen fairen Umgang mit ihren Mitarbeitenden.